Behov og utfordringer

VBOO hadde behov for et intuitivt og effektivt journalsystem som kunne forenkle arbeidshverdagen for ansatte, samtidig som systemet bidrar til en helhetlig og strukturert tilnærming i miljøarbeidet. De ønsket et system som kunne gi en oversiktlig “rød tråd” i oppfølgingen av beboerne, samt overvåke og måle effekten av iverksatte tiltak. Et system som var lett å bruke i en hektisk arbeidshverdag og som muliggjorde effektiv kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom ansatte, var essensielt.

Valget av Omhu

VBOO valgte Omhu som fag- og journalsystem fordi det kombinerte brukervennlighet med en tydelig struktur som gjorde det enkelt å se den røde tråden i miljøarbeidet. VBOO forteller at Omhu gir en helhetlig oversikt over beboernes utvikling og tiltakene som settes inn, noe som hjelper til med å identifisere nødvendige justeringer. Systemet har enkel frekvensregistrering og kartlegging, som gjør det lettere å evaluere tiltak og følge opp beboernes behov systematisk. I tillegg har Omhu gode muligheter for kommunikasjon mellom ansatte, som styrker informasjonsflyten og samhandlingen i teamet.

Implementeringsprosessen

Implementeringen av Omhu ble gjennomført i flere trinn. Først fikk superbrukerne grundig opplæring og begynte å bygge opp systemet tilpasset organisasjonen. Deretter ble det gjennomført opplæring for primærkontaktene, som viderebygde systemet rundt de enkelte beboerne. Alle ansatte fikk deretter opplæring for å sikre at hele teamet ble trygt på systemet før oppstart. For å sikre en smidig overgang ble det opprettet en egen support e-post for raskt å besvare spørsmål og tilby veiledning. En viktig del av prosessen var å gjøre omleggingen tydelig, ved å stoppe bruken av det gamle systemet fra første dag, og dermed sikre at alle ansatte begynte å bruke Omhu umiddelbart.

Bruk av Omhu i dag

Omhu har vært i bruk kort tid, og VBOO har allerede fått positive tilbakemeldinger fra ansatte som har deltatt i opplæringen. Systemet oppleves som intuitivt og gir en god oversikt over dokumentasjon og oppfølging av beboerne. Selv om det er tidlig å vurdere effekten på arbeidsflyten, ser de allerede potensialet for at Omhu vil bidra til en mer effektiv dokumentasjonsprosess og forbedre samarbeidet mellom ansatte.

Fordeler og resultater

Det er fortsatt tidlig å si mye om langsiktige fordeler, men i løpet av den første uken har VBOO allerede sett at Omhu potensielt kan bidra til mer effektiv og grundig rapportering. Systemet ser også ut til å styrke informasjonsutvekslingen mellom ansatte og ledelsen. VBOO forventer at Omhu vil gi kostnadsbesparelser sammenlignet med det tidligere systemet, da Omhu benytter en prismodell basert på tjenestemottakere, som gjør det mer økonomisk bærekraftig for deres drift.

Råd til andre

VBOO anbefaler å bygge opp grunnmuren i Omhu før implementeringen på avdelingene for å sikre at systemet fungerer optimalt fra dag én. De påpeker at jo mer systemet brukes etter opplæring, desto raskere vil det bli en naturlig del av arbeidshverdagen. Under implementeringen har VBOO hatt behov for tilpasning av rutiner og systemforståelse blant ansatte. Dette har blitt løst gjennom tett oppfølging fra superbrukere og veiledning ved behov. De understreker at en grundig forberedelse og aktiv oppfølging i oppstartsfasen er avgjørende for en vellykket implementering, og at det er viktig å skape trygghet rundt systemet blant de ansatte.